Procédure d'introduction d'une classification des fonctions

Procédure Exemples de conventions de différents secteurs professionnels Eléments minimums d'une convention-type Application concrète du régime Description de fonctions Classification et rémunération Plus d'information ?

Il n'existe pas de procédure unique ...

Il existe différentes façons d'introduire une classification des fonctions dans une entreprise ou un secteur.

Chaque secteur ou chaque entreprise peut choisir sa propre approche, en tenant compte du contexte socioéconomique, des traditions en matière de concertation paritaire et des objectifs visés.
Il est également possible d'échanger des informations avec des secteurs ou entreprises qui ont déjà une certaine expérience en matière de classification des fonctions afin de définir la meilleure approche possible.
Ces échanges d'informations devraient d’ailleurs favoriser l'uniformité entre les entreprises et les secteurs...

Mais la procédure est très importante !

Elle définit dans une large mesure le déroulement des discussions tout au long du processus de classification et influencera fortement le résultat final.

La conclusion d'une convention collective sur l'introduction du régime, la procédure et le calendrier.

Les conventions collectives sur la procédure peuvent être conclues à deux niveaux :

• Soit au niveau de la commission paritaire.
  Dans ce cas, les conventions d'entreprise ne jouent un rôle que dans la définition des phases d’application dans l'entreprise concernée.

• Soit au niveau de l’entreprise.
  Dans ce cas, la procédure n'est pas définie au niveau du secteur mais directement au niveau de l'entreprise.

Lorsque la classification d’une entreprise est revue, on fera d'abord référence à d'éventuelles conventions conclues au sein de la commission paritaire.
En tout état de cause, la procédure doit être fixée de façon paritaire et doit reconnaître le rôle des syndicats dans l'ensemble du processus de classification. 

Divers secteurs ont conclu des conventions relatives à l'application d'une classification des fonctions analytique.

Nous citons quelques exemples à titre d'illustration :

• Dans le secteur du textile, la convention 93-94 prévoit un plan par étapes pour l'introduction de nouvelles classifications :

  • Elaboration du plan au niveau de l’entreprise;
  • Présentation du plan à la délégation syndicale ou au comité de contact régional compétent;
  • Etude du plan par la délégation syndicale ou les représentants syndicaux au sein du comité de contact régional compétent;
  • Eventuellement, en cas de contestation du plan, évaluation de ce dernier par la commission technique;
  • Application des nouvelles échelles barémiques.

A chaque phase, des délais bien définis doivent être respectés.
Les phases à parcourir au niveau de l’entreprise et les directives à suivre selon la méthode utilisée sont fixées pour l'ensemble du secteur.
La convention prévoit également la création d'un groupe de travail chargé de vérifier la possibilité de tenir compte de la polyvalence.

• La convention paritaire pour les ouvriers du secteur du métal précise la composition, les tâches et le fonctionnement interne de la commission technique paritaire nationale.
  
  Elle précise également la procédure d'introduction d'une classification :

  • Présentation du projet et discussion de ce dernier au sein du conseil d'entreprise ou, à défaut, de la délégation syndicale, et ce avant l'introduction d'une classification dans l'entreprise;
  • Après approbation du principe par la délégation syndicale ou le conseil d'entreprise, création d'un groupe de travail paritaire interne chargé de coordonner et de suivre les activités.
    Ce groupe de travail intervient en tant qu’interlocuteur au sein de la commission technique;
  • Réunion préparatoire de la commission technique où l'on détermine "qui fait quoi et dans quel délai";
  • Activités préparatoires dans l’entreprise (la direction établit une liste des fonctions ainsi que leur description.
    Celle-ci est transmise à la délégation syndicale.
    Les travailleurs transmettent leurs remarques.
    Accord entre la direction et la délégation syndicale quant à la description;
  • Procédure planifiée pour l'évaluation par la commission technique paritaire;

  • Procédure relative au rapport définitif.

La méthode qui sera choisie et la façon de l’appliquer dans l’entreprise sont également des décisions qui sont prises de façon paritaire.
La convention confie l'adaptation éventuelle du régime aux nouvelles technologies et à la transformation de l'organisation du travail à la commission technique paritaire.
Cette dernière vérifiera également comment la polyvalence, les formations complémentaires, la flexibilité, les responsabilités accrues et l'extension des tâches influencent l'attribution des classes de fonctions.

• Une CCT a également été conclue sur la méthode et la procédure pour les employés du secteur du métal et du secteur maritime.

• Le secteur de l'alimentation et le secteur Horeca ont déjà opéré un choix concernant les méthodes et procédures pour les ouvriers et les employés.

Quels sont les éléments minimums que doit comprendre la convention ?

Le choix paritaire d’un système;

• Les informations à fournir au conseil d'entreprise, à la délégation syndicale et au personnel;
• Le but et le matériel de référence (fonctions de référence);
• L'installation d'une commission d'accompagnement;
• L'inventaire des fonctions et leur description;
• L'évaluation des fonctions et les règles de répartition en classes : externe ou interne
• La classification en classes
• La notification des résultats au personnel (quoi et comment ?)
• Les procédures de recours
• Les règles relatives aux mesures de protection des salaires (p. ex. en cas de réduction du nombre de classes)
• Les procédures de mise à jour du système.

• Le souci de l'égalité de traitement des hommes et des femmes dans l'application de la méthode.

Application du régime

Information du personnel.

Dès qu'un régime a été choisi, le personnel doit en être dûment informé.
 
Il est très important de fournir aux membres du personnel des informations sur la nature, le contenu, l’analyse et l'appréciation des fonctions, les objectifs et la procédure si l'on veut pouvoir compter par la suite sur leur collaboration et obtenir leur accord sur le contenu des fonctions.

La délégation syndicale peut jouer un rôle important à ce stade.

Lorsque l'on informe le personnel, les éléments suivants doivent être fournis:

• Une explication vulgarisée de la méthode.
  Une brochure peut être fournie à cette fin qui décrive, dans une langue compréhensible, la nature et le contenu de la classification des fonctions;
• Le but du matériel de référence (fonctions types), le cadre de référence qui sera utilisé pour l'évaluation et la manière dont les autres fonctions seront classées;
• La composition et le rôle de la commission d'accompagnement, la surveillance du processus, la façon dont les résultats seront testés et la procédure de traitement des plaintes;
• La façon dont les informations sur les fonctions seront collectées et les directives qui seront utilisées en la matière (description éventuelle du service, du département);
• La façon dont l’analyse et l'évaluation des fonctions se dérouleront, la façon dont le personnel sera impliqué ainsi que le rôle des experts internes et externes;
• La classification des fonctions en classes, le lien avec les échelles barémiques ainsi que les règles utilisées à cette fin;
• Des explications sur les procédures de recours internes et externes;

• Des explications sur la façon dont le système sera mis à jour, avec mention des droits du personnel et des obligations de la direction.

La commission d'accompagnement

 But

La commission d'accompagnement est chargée d’assurer le suivi de l'ensemble du projet et de surveiller la préparation, la réalisation et les conclusions de l'analyse des fonctions.

Au préalable, elle doit veiller à ce que les procédures aient été respectées.
Le tout afin d’obtenir l'adhésion la plus large possible du personnel.

 Composition

• Chaque syndicat présent dans l’entreprise reçoit un siège;
• Les différents départements de l'entreprise doivent être impliqués le plus possible;
• Pour des raisons d'efficacité, il vaut mieux limiter le nombre de membres;
• La composition est définie sur la base d'une proposition de la direction et du conseil d'entreprise;

• Des experts internes et externes sont engagés comme conseillers.

 Formation

Les membres de la commission d'accompagnement sont formés par l'expert dans le système choisi ou par l'expert du syndicat.
En tout état de cause, la formation se déroule en concertation avec les syndicats sur la base de ce qui a été convenu dans la convention sectorielle ou de l'entreprise.
La formation doit donner une idée précise de la méthode, de la façon dont elle est appliquée et des procédures à suivre.

 Tâches

Les principales tâches de la commission d'accompagnement sont les suivantes:

• Approuver l'inventaire des fonctions;
• Evaluer l'exactitude et la fiabilité de la description des fonctions;
• Etudier les résultats de l'analyse de la fonction et de son classement;
• Surveiller les procédures;
• Vérifier l'évolution de l'analyse des fonctions;
• Chercher à résoudre les problèmes des travailleurs lors de l'analyse et fournir les informations souhaitées (communiquer régulièrement l'état d'avancement);

• Fournir les informations correctes aux intéressés concernant les résultats de l'évaluation et de la classification des fonctions, et en indiquer les principales conséquences.

Description des fonctions

Avant de pouvoir être évaluées, les fonctions doivent être décrites.

La description peut être assurée par différentes personnes selon les termes de la convention sectorielle ou de l'entreprise (soit par les membres d'une commission technique paritaire, soit par la direction, ou encore par l'expert du régime choisi).

Le contenu des descriptions doit être approuvé par les titulaires de la fonction et par leur chef direct.
Dans certains secteurs, la délégation syndicale demande aux travailleurs concernés s'ils ont d'éventuelles remarques à formuler.
Il se peut également que, dans le secteur ou l'entreprise, la procédure en vigueur requière, pour chaque description de fonction, un accord paritaire entre la direction et la délégation syndicale.

La description indique les principales activités d’où ressortent la signification, la portée et l’importance de la fonction.
Le but n'est pas de décrire les activités jusque dans les moindres détails mais bien d'indiquer les principaux éléments caractéristiques et essentiels qui déterminent la fonction.

Que comprend la description ?

• Le but général de la fonction, la principale responsabilité;
• La place au sein de l'organisation, le rang, les postes hiérarchiques et fonctionnels (un petit organigramme reprenant les  fonctions placées juste au-dessus et juste en dessous de la fonction concernée);
• Les principales tâches, y compris les principales responsabilités et compétences;
• La description générale du travail, avec notamment le rôle de la fonction, la nature et le type d'informations, le cadre réglementaire et décisionnel, les principaux aspects de la réalisation du travail;
• Les contacts internes et externes sur la nature et le contenu des sujets suivis;

• Des informations quantitatives, l'influence de la fonction au niveau administratif (nombre de membres du personnel) et financier (répercussion sur le budget annuel).

Eléments susceptibles d'étayer la description des fonctions:

• Questionnaire sur les fonctions,
• Interview,
• Visite sur le lieu de travail,
• Lignes directrices pour la rédaction de la description des fonctions,

• Exemple de description de fonctions.

Les éventuelles divergences d'opinion entre le travailleur et son chef doivent être clarifiées afin d’atteindre un accord sur le contenu de la fonction et les attentes qu'elle implique.
Si le travailleur et son chef direct ne parviennent pas à un accord, la direction organise généralement un entretien officiel entre eux.
Ici aussi, les conventions déterminent le rôle des syndicats.
La description définitive de la fonction sera ensuite signée par le titulaire de la fonction ou la délégation syndicale et par le chef direct.

Des experts externes du syndicat et/ou du titulaire du système peuvent apporter une assistance technique.

Evaluation des fonctions et détermination d'une hiérarchie.

Deux possibilités:

L’analyse et l'évaluation se font en fonction des caractéristiques de la fonction et selon la méthode choisie;
L'évaluation et la détermination d'une hiérarchie se font sur la base du matériel de référence (c.-à-d. à l'aide de fonctions types).

L'évaluation de la fonction repose sur une description précise et approuvée de la fonction (à défaut d'une bonne description, il n'y a ni évaluation ni classification).

• En principe, toutes les fonctions doivent être décrites, analysées et évaluées à l'aide de la méthode.
• Lors de l'évaluation, le matériel de référence (les fonctions types) sert de directive et de norme pour l’interprétation de la méthode.

• Dans les grandes entreprises, le matériel de référence peut être complété d'un cadre de référence propre à l'entreprise.

Application :

La méthode est appliquée sous la surveillance d'experts du titulaire du système et/ou d'experts internes et/ou d'experts syndicaux formés spécifiquement à cette fin.

Dans les grandes entreprises, le titulaire du système guide les experts internes dans l'application correcte de la méthode.

La détermination de la classification sur la base du matériel de référence doit se faire sous la direction et la surveillance du titulaire du système.

Le résultat final de la classification doit être contrôlé par le titulaire du système.

Les experts syndicaux disposent des rapports complets, des descriptions retenues, des résultats des évaluations et de la classification des fonctions.
Ils formulent ensuite leurs remarques éventuelles concernant ces rapports.

La commission technique paritaire ou commission d'évaluation des fonctions.

La commission technique paritaire de l'entreprise vérifie d'abord et avant tout si les descriptions de fonction font l'objet d'un consensus.
Il revient à cette commission d’analyser, d'évaluer et de classer les fonctions sur la base du matériel de référence et selon la méthode choisie.
A cette fin, elle doit avoir une connaissance précise des différents postes de travail.

La commission est composée d'experts et d'une série de membres permanents qui connaissent bien l'organisation.
Elle peut éventuellement être assistée du chef direct et/ou du chef hiérarchique le plus proche de la fonction à évaluer (le chef immédiatement supérieur).
 
Ce dernier ne peut que fournir des informations sur la fonction.
Il ne peut pas être impliqué dans la classification.

La commission technique paritaire peut également fonctionner au niveau du secteur.

Elle assure alors l'ensemble du travail de classification des fonctions.
Dans ce cas, une commission d'accompagnement paritaire est chargée d'assurer le suivi dans l'entreprise.

Dans certains secteurs, les représentants syndicaux ne font jamais partie de la commission technique chargée de l'évaluation des fonctions.
En revanche, ils siègent au sein de la commission chargée de l'accompagnement afin qu'ils puissent exercer pleinement leur rôle de contrôle.

Responsabilité de l'évaluation des fonctions.

Le titulaire du système et les experts de l'entreprise sont responsables de l'application correcte de la méthode et des résultats de la classification.

Le chef direct et/ou le chef immédiatement supérieur et le titulaire de la fonction sont responsables de l'exactitude et du caractère exhaustif des informations sur la fonction.

Les représentants syndicaux (délégation syndicale) surveillent le déroulement général du processus et veillent à ce que l'évaluation de fonctions comparables se déroule de façon équitable.

Classification par groupe de fonctions.

Les résultats de l'évaluation et de la classification des fonctions sont présentés à la commission d'accompagnement.
Simultanément ou ultérieurement, les résultats par classe sont soumis à l'appréciation du chef concerné.
S'il règne des doutes quant à l'exactitude de certains résultats de l'évaluation, ceux-ci sont soumis à la commission d'évaluation des fonctions.

Si les divergences d'opinions persistent, il faut faire appel à des personnes externes (le titulaire du système et les experts syndicaux par exemple).

Les fonctions sont classées en classes sur la base des résultats de l'évaluation des fonctions et de la hiérarchie. Le nombre de classes est souvent fixé approximativement dans une convention sectorielle ou de l'entreprise.

Chaque travailleur se voit ensuite notifié par écrit à quel groupe sa fonction a été attribuée.

Cette communication écrite doit comporter deux parties:

• La notification de la classe;

• Un aperçu de la subdivision globale des fonctions dans les différentes classes.

Si le travailleur le demande, des explications doivent lui être fournies sur la façon dont sa fonction a été attribuée à une classe.

Procédure de recours

Chaque titulaire de fonction peu introduire un recours contre l'évaluation et/ou la classification de sa fonction.

Il est souvent déterminé par convention que la direction et la délégation syndicale (ou les permanents syndicaux) peuvent contester certaines fonctions.

La contestation peut reposer sur :

• Des erreurs de procédure;

• La classification de la fonction comparée à la classification d'autres fonctions.

Il y a lieu également de : 

• Déterminer le délai au sein duquel, après la notification des résultats, un recours peut être introduit;
• Déterminer la forme du recours;
• Fixer le calendrier du recours;
• Définir la voie hiérarchique ou le service auprès duquel le recours doit être introduit;

• Définir comment saisir la commission d'évaluation des fonctions ou la commission technique.

Si la commission d'évaluation des fonctions déclare la plainte recevable, le titulaire de la fonction en est informé et une nouvelle classification a lieu.
Toute contestation doit être étayée par des arguments techniques.
Si la fonction n'a pas fait l'objet d'une description détaillée (par rapport aux fonctions types), elle fera l'objet d'une large description afin de pouvoir être à nouveau analysée et évaluée sur la base de la méthode.

Les résultats de cette analyse seront transmis par écrit au travailleur qui a introduit le recours.
La commission interne de recours peut être composée d'autres personnes que la commission technique.

La délégation syndicale y est également représentée.

Si la commission technique paritaire déclare la plainte irrecevable, si elle ne parvient pas à un accord ou si l'intéressé n'est pas d'accord avec le second résultat, le dossier peut être transmis à une commission externe de recours.
L'expert du titulaire du système et les experts syndicaux analysent la plainte (entendent éventuellement la partie plaignante, le chef et/ou la direction et/ou la délégation syndicale).

En tant qu'experts, ils réalisent une dernière analyse et tentent de parvenir à un consensus.
Si aucune décision conjointe ne peut être prise, l'affaire est réglée par un accord politique entre la direction et l’organisation syndicale.

Dans certains secteurs, la commission technique paritaire, après avoir examiné et discuté les arguments, établit un rapport définitif et contraignant.
Si un consensus n'est toujours pas atteint, la commission paritaire traitera éventuellement à nouveau le dossier.
Durant le traitement de la plainte, le plaignant peut se faire assister par une personne de son choix (un délégué ou un permanent syndical). Parfois, la délégation syndicale intervient automatiquement comme intermédiaire entre la commission technique paritaire et/ou la commission de recours et les travailleurs concernés.

Classification des fonctions et rémunération

Une fois la classification terminée, la nouvelle structure des rémunérations est élaborée.

Une convention doit être conclue avec les syndicats de l'entreprise sur le nombre de classes et les limites de classes (le nombre de classes et les groupes de points).

Les syndicats veillent à ce que les classes ne soient pas déterminées de façon à ce qu’elles deviennent extensibles (dans la description de classes prédéterminées).

L'avis des experts syndicaux en matière de classification est souvent sollicité à cet égard.

Ensuite, les salaires doivent être fixés.
Aucun expert n'intervient dans cette phase puisqu'il s'agit d'une négociation salariale entre les partenaires sociaux.

La classification débouche sur un salaire de la fonction (considéré comme un salaire minimum).
Les aptitudes personnelles ou la manière dont la fonction est remplie restent dans l'ombre dans l'ensemble du processus (le salaire qui y est lié est pourtant parfois appelé également la quote-part personnelle).

Dans la rémunération, on tient également compte d'une série d'autres facteurs tels que le salaire actuel, l'âge, l’ancienneté...
En ce qui concerne la polyvalence, de très nombreux secteurs réfléchissent à la façon d'en tenir compte (dans la classification ou en marge de celle-ci).

La mise à jour du système

Les descriptions, l'évaluation et la classification des fonctions doivent être régulièrement mises à jour, surtout dans le cas de :

• Modifications apportées à la fonction;
• Nouvelles fonctions;

• Entretien périodique.

Les droits et les obligations des travailleurs et de leurs chefs directs doivent être fixés :

Chaque titulaire de fonction a le droit de demander la révision de l'évaluation lorsque sa fonction est modifiée;
Chaque chef a l'obligation de demander une révision de l'évaluation pour toute modification évidente de la fonction.

Si cette méthode est appliquée en permanence, il est possible de suivre l'évolution des fonctions et de développer des banques de données sur les fonctions d'un secteur.

Schéma: schéma de la procédure d'introduction d'un système d'évaluation des fonctions

Plus d'information ??? Voir le Guide pratique de la classification analytique de fonctions publié par l’Institut pour l'égalité des femmes et des hommes.